秘书:如何做好临时会议(活动)传达工作

作为秘书人员,我们经常要对一些临时的活动、会议进行上传下达的工作,如果没有一套好的常态化流程,就很难应对一些突发情况。

方法/步骤

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    首先,制作一本适合自己的会议(活动)登记本。会议登记的内容,其实无非就是四个要素:名称、时间、地点、人物,如图所示。

    秘书:如何做好临时会议(活动)传达工作

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    有了固定的框架,我们就可以聚焦我们需要的关键要素,记录的时候只需要简明扼要的记录关键要素就行了。

    秘书:如何做好临时会议(活动)传达工作

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    在接收通知的时候,如果条件允许,可以用手机进行录音,如果当时碍于某些原因没有记录清楚,事后可以翻查,增加一个补救措栗伐施。

    秘书:如何做好临时会议(活动)传达工作

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    登记好了之后,呈送给领导签批,便于安排人员参加。这种做法可以让后面的环节更有矿游说服依据,避免参会人员推脱拒绝参会。

    秘书:如何做好临时会议(活动)传达工作

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    递交给相关人员收阅,通知其参会。这个环节主要是为了避免参会人员如果没有按时参会,事后又推卸责任说秘书人员没有通知到位,有纸质记录就便于查证。

    秘书:如何做好临时会议(活动)传达工作

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    拟定短信会议通知,发送给参会人员。(会议登记表给参会人员签字确认后收回归档,拟定短信通知是为避免他们忘记具体参会时间地点,造成重复问秘书人员的情况)

    短信格式可参照下图:

    秘书:如何做好临时会议(活动)传达工作

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    如果觉得手机码字麻烦,可以用飞信发送到自己的手机岔购联后,再转发给参会人员,这样可以节省短信编辑时间。

    秘书:如何做好临时会议(活动)传达工作END

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