职场邮件礼仪

1、使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然,并保持跟进直至工作完成。

2、能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则,并充当了作为每个工作项目历史档案的功。

3、充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受,或其他个性和工作风格上的差异,并以合理的方式解决意见不和以及争端。

工具/原料

    电脑

    windows系统、Microsoft Office软件、Outlook客户端、firefox客户端、

方法/步骤

    1

    来往礼仪

    1、及时回复email

    收到他人重要邮件后,即可回复;理想回复2小时内(紧急重要邮件)。

    不是每封邮件都立即处理,占用时间太多,对于一些优先级低的邮件可集。

    复杂邮件不能及时确切回复时,不要让对方苦苦等待,及时做出相应,哪怕只是确认一下收到了并正在处理等。

    职场邮件礼仪

    2

    2、针对性回复

    当回复问题列表邮件时,应把问题单抄上,并逐一附上答案。进行必要阐述,让对方一次理解;避免反复交流,浪费资源。

    职场邮件礼仪

    3

    3、回复认真对待

    对方发来一大段邮件时,回复字数不能过少,“是的”、”对的“、“好的”、“收到”、“谢谢”等字眼,非常不礼貌。

    职场邮件礼仪

    4

    4、不要同一问题盖高楼

    如果RE太多,说明交流不畅,没说清楚。此时应电话沟通后在做判断。

    职场邮件礼仪

    5

    5、较复杂问题,多个收件人频繁回复发表看法后,应立即对讨论结果小结,删减瘦身,突出有用信息。

    职场邮件礼仪

    6

    6、区分Reply和Reply All

    如果只需一人知道,Reply

    如果sender提出的要求需要有结论,Reply All,让大家都知道,不要让shender去帮你完成这件事。

    如果你对sender提出的问题不清楚或有不同意见,不要当着所有人的面不停的RE,应于sender单独沟通有结果后再告诉大家。

    不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

    职场邮件礼仪

    7

    7、主动控制邮件往来

    8

    8、避免将细节性讨论意见发给top Manager,特别是可以预见的top Manager不能深入了解的业务细节。

    职场邮件礼仪END

注意事项

    细节决定成败,注重小细节。

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